Sáng kiến kinh nghiệm Công tác lập dự toán thu chi ngân sách

 II. PHẠM VI ĐỀ TÀI 
 Đề tài được nghiên cứu và áp dụng trong công tác kế toán và quản lý tài 
chính tại trường THCS Phước Thạnh, Huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh.
III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU :
 Tập thể cán bộ - giáo viên – công nhân viên và học sinh trường THCS 
Phước Thạnh, Huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh trong năm học 2014-2015.
B . PHẦN NỘI DUNG:
I. THỰC TRẠNG :
 - Dự toán là những dự kiến mang tính chất cụ thể , chi tiết chỉ rõ cách huy 
động và sử dụng các nguồn lực nhằm mục đích đạt được chỉ tiêu của một năm 
học. Một bản dự toán bao gồm 3 phần :
 - Phần trình bày nguyên nhân, mục đích của dự toán ( phục vụ kế hoạch ) .
 - Phần phân tích, diễn giải chi tiết dự toán được thể hiện một cách có hệ 
thống dưới dạng số lượng và giá trị .
 - Phần kết luận, bao gồm sự nhận xét, đánh giá hiệu quả trên cơ sở kết quả 
có được từ dự toán .
 - Chức năng nhiệm vụ chính của bộ phận tài vụ kế toán trong nhà trường là 
tham mưu cho Hiệu trưởng lãnh đạo tập trung thống nhất về công tác tài vụ kế 
toán nhằm phục vụ tốt cho công tác chuyên môn. Chức năng này bao gồm việc 
lập dự toán thu chi, chấp hành dự toán và quyết toán dự toán .
 Kế toán đơn vị hành chánh sự nghiệp phải thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ 
được Nhà nước qui định trong chế độ kế toán . Cụ thể như sau :
 - Phân phối kinh phí,theo dõi ghi chép sổ sách, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc 
thường xuyên việc sử dụng tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn . 
 - Theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách chế độ, thể lệ và kỷ luật tài 
chính .
 - Lập kế hoạch thu chi theo quí, năm để trình đơn vị dự toán cấp trên duyệt .
 - Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, báo cáo quyết toán và tổ chức quản lý vật 
tư, tài sản .
 2 - Căn cứ vào việc đánh giá sự chi tiêu của kỳ trước có phân tích cụ thể, có 
rút kinh nghiệm .
 - Căn cứ vào các chế độ chính sách và định mức chi tiêu để qui định cho mỗi 
trường.
 - Căn cứ vào khả năng tài sản, vật tư, lao động ( số phòng lớp học, số học 
sinh, số cán bộ - giáo viên – công nhân, cơ sở vật chất, thiết bị) và khả năng 
thực hiện của trường.
 1. 2 Kỳ dự toán :
 - Kỳ dự toán thay đổi theo thời gian thực hiện kế hoạch, chương trình hành 
động của nhà trường. Thông thường, kỳ dự toán chia làm 3 loại: 
 - Kỳ dự toán dài hạn, ví dụ như lập dự toán mua sắm trang thiết bị thuộc loại 
tài sản cố định, xây dựng nhà trường. Các kỳ dự toán này đa phần phục vụ cho 
công tác đầu tư, sửa chữa, xây dựng lớn . Thời gian của kỳ dự toán là 5 năm, 10 
năm, 20 năm 
 - Kỳ dự toán trung hạn, thường là từ 1 năm đến 4 năm. Trong đó, kỳ dự toán 
1 năm được thực hiện đều đặn vì phù hợp với năm tài chính và để tiện cho việc so 
sánh, đánh giá giữa thực hiện và kế hoạch .
 Riêng do đặc thù của ngành giáo dục đào tạo ngoài xây dựng dự toán ngân 
sách theo năm dương lịch thì dự toán thu chi các nguồn ngoài ngân sách như 
nguồn học phí, nguồn thu hai buổi/ngày, nguồn đề thi giấy thi, nguồn nước uống, 
nguồn thu cho thuê tài sản ( căn tin – xe đạp ) thì đơn vị xây dựng theo năm học 
bắt đầu từ tháng 9 năm nay đến tháng 5 năm sau ( từ bắt đầu năm học đến kết 
thúc năm học ).
 - Kỳ dự toán ngắn hạn, là những dự toán có thời gian dưới 1 năm như dự 
toán quý. Dự toán hàng năm được lập trên cơ sở dự toán hàng quý, số liệu quý sau 
được cộng tiếp số liệu quý trước và mang tính liên tục 4 quý của năm kế hoạch .
 1.3 Trình tự dự toán :
 Công tác dự toán được chuẩn bị từ cấp cơ sở đi lên, được tổng hợp, xét duyệt 
lần 1 ở cấp trung gian. Sau đó, Hiệu trưởng sẽ xét duyệt chung lần cuối, có tính 
thống nhất cao .
 4 Là dự toán kinh phí do Nhà nước cấp căn cứ theo số lượng cán bộ - giáo 
viên – công nhân viên, số học sinh, số phòng lớp, cơ sở vật chất, trang thiết bị, đồ 
dùng dạy học .
 Dự toán được lập hàng năm trước 1 tháng của năm sau ( năm kế hoạch ) và 
hàng quí trước 10 ngày của quí sau .
 Dự toán được lập theo biểu mẫu qui định của Bộ Tài Chính theo mục lục 
ngân sách cấp phát .
 Các biểu mẫu bao gồm :
 • Dự kiến phân bổ dự toán ( mẫu 01b)
 • Phục lục 01
 • Phương án thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với đơn vị 
 sự nghiệp công lập.
 • Mẫu 01 dự toán thu chi của các nguồn 
 • Mẫu 02 dự toán thu chi phí, lệ phí và các hoạt động dịch vụ
 • Qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
 • Thuyết minh dự toán thu chi
 2.2Dự toán thu,chi nguồn ngoài ngân sách :
 Nhà trường phổ thông cấp 2 là một đơn vị hành chánh sự nghiệp phi sản 
xuất vật chất ngoài hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp 
còn là đơn vị có thu phí ( học phí), thu sự nghiệp ( thu hai buổi/ngày, nghề), thu 
hộ ( tiền đề thi, giấy thi, thu nước uống) và thu thuê mặt bằng từ hoạt động căn 
tin- xe đạp phục vụ ăn uống và giữ xe cho học sinh.
 Do đó ngoài xây dựng dự toán ngân sách, kế toán còn có nhiệm vụ lập dự 
toán thu, chi các nguồn ngoài ngân sách hàng năm căn cứ vào mức độ đóng góp 
theo qui định của Nhà nước vào tháng 9 khi học sinh bắt đầu nhập học . Mức 
đóng góp này nhằm để bù đắp phần nào hao mòn cơ sở vật chất , hỗ trợ thêm kinh 
phí cấp phát của nhà nước chưa đủ để nhà trường hoàn thành nhiệm vụ giảng dạy 
, hỗ trợ thêm một phần nhỏ bù đắp sức lao động của người thầy trên bục giảng và 
 6 và đào tạo công lập từ năm 2013- 2014 đến năm 2014 – 2015 và có chế độ miễn 
giảm cho các đối tượng như xoá đói giảm nghèo, thương binh liệt sĩ , gia đình có 
hoàn cảnh khó khăn đây là nguồn thu thoả thuận
 b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị 
 - Chi 40% sau khi trừ chi phí liên quan để bổ sung cải cách tiền lương ( 
8%)
 - Chi 2% nộp lệ phí cho đơn vị câp trên ( Trung Tâm Kỹ Thuật Hướng 
Nghiệp)
 - Chi 90% chi cho giáo viên trực tiếp giảng dạy.
 Nguồn đề thi giấy thi : phục vụ ấn phẩm của học sinh .
 Nguồn nước uống: chi mua nước uống phục vụ cho học sinh
 Nguốn căn tin – xe đạp: 
 a/ Thu : : Thu theo hợp đồng số: /HĐ – PT ngày 17/9/2012 giữa nhà trường 
và chủ trúng thầu căn tin – xe đạp.
 .b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị 
 - Chi 40% chi hỗ trợ tăng lương sau khi trừ chi phí liên quan ( 8%)
 - Sau khi hỗ trợ tăng lương phần còn lại bổ sung quỹ phát triển sự nghiệp.
2.4 Phương pháp lập dự toán :
 Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng những con số dưới hình thức 
giá trị, hiện vật và thời gian lao động mà trong đó chủ yếu là hình thức giá trị , kế 
toán là công việc kiểm tra, phản ánh tình hình hoạt động của các loại tài sản, quá 
trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của nhà 
nước, cũng như của các tổ chức xí nghiệp .
 Để đạt được nguyên tắc : “ Phí tổn tối thiều và hiệu quả tối đa” công tác lập 
dự toán phải nắm chắc tình hình thu chi, tài sản, vật tư, trang thiết bị, đồ dùng dạy 
học để tiến hành việc lập dự toán theo đúng yêu cầu của cấp trên .
 Công tác lập dự toán được tiến hành theo các bước sau :
 • Bước chuẩn bị : 
 - Nắm tình hình, phân tích và đánh giá việc chi tiêu và các hoạt động của 
năm trước .
 8 -Nhóm chi các khoản khác : nộp ngân sách cấp trên ( theo quy định ), chi 
khác ( lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập, lập quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng, 
quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, chi tiếp khách, chi các khoản thu hộ đặc thù 
của ngành ), chi hỗ trợ nghỉ việc .
 ▪ Cách tính toán lập dự toán : 
 ❖ Trước hết phải xác định các số liệu cơ bản như :
 ➢ Số học sinh bình quân cả năm .
 ➢ Số lớp bình quân.
 ➢ Số cán bộ - giáo viên – công nhân viên bình quân.
 ❖ Cách tính số học sinh bình quân cả năm : 
 Số HS có mặt _ Số HS có Số HS tăng Số HS giảm
 bình quân cả năm mặt 1/1 b/q cả năm b/q cả năm
 ( A ) ( B ) ( C ) ( D )
 Số học sinh tăng X số tháng tăng
 C = 
 12 tháng 
 Số học sinh giảm X số tháng giảm
 D = 
 12 tháng 
 Thí dụ :
 - Số học sinh có mặt tháng 1/2014 là 834 : 
 - Số học sinh ra trường tháng 6/2014 là : 198 
 - Số học sinh tuyển thêm tháng 9/2014 là : 234 
 Sẽ được tính như sau :
 Số học sinh giảm : 198 * 6 = 99 học sinh
 12 
 Số học sinh tăng : 234 * 4 = 78 học sinh
 12 
 10 • Mục 7000 : Chi phí nghiệp vụ chuyên môn ngành giáo dục.
 - Nhóm chi mua sắm sửa chữa :
 • Mục 9050 : Mua sắm tài sản cố định 
 - Nhóm chi khác :
 - Mục 7750 : Nộp ngân sách cấp trên ( theo quy định)
 - Mục 7950 : Chi khác 
 ❖ Lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập
 ❖ Lập phúc lợi 
 ❖ Lập quỹ khen thưởng
 ❖ Lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
 ❖ Chi các khoản khác : tiếp khách, thu hộ chi hộ.
 - Mục 8000 : Chi hỗ trợ nghỉ việc 
 3. Công tác chấp hành dự toán : 
 - Đây là khâu rất quan trọng, vì thông qua khâu chấp hành mới có thể đảm 
bảo dự toán được phê chuẩn, được thực hiện một cách nghiêm chỉnh và đầy đủ.
 - Sau khi dự toán được cấp trên xét duyệt , tài vụ kế toán nhà trường phải 
trình để Hiệu trưởng nhà trường duyệt phương án phân phối kinh phí cho từng 
phần việc cụ thể và thông báo chính thức cho từng bộ phận công tác của nhà 
trường thực hiện .
 -Tổ chức theo dõi thực hiện các khoản thu, chi – tài vụ kết hợp với các bộ 
phận quản lý chặt chẽ các khoản chi có định mức. Nắm vững được tình hình tiết 
kiệm , hoặc điều chỉnh kịp thời những khoản chi còn dư tiền .
 - Phải đảm bảo tiến độ chi tiêu, phải đi đôi với tiến độ thực hiện công tác 
chuyên môn .
 - Nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ chính sách, sử dụng minh bạch các 
nguồn vốn, vốn nào đi vào vốn ấy không được sử dụng lẫn lộn .
 Thí dụ : Quản lý chi các khoản mua sắm sửa chữa không được sử dụng 
lẫn vào vốn sửa chữa lớn. Hoặc khoản chi về đời sống giáo viên của nguồn học 
phí thì không được sử dụng vào mua sắm sửa chữa tài sản cố định .
 12 • Chỉ tiêu học sinh và lớp .
 • Các kế hoạch khác như kế hoạch xây dựng cơ sở vật chất và kỹ 
 thuật nhà trường .
 - Tình hình thực hiện dự toán thu, chi và những nguyên nhân tăng giảm .
 - Tình hình thực hiện định mức chi tiêu của từng bộ phận .
 - Đánh giá công tác quản lý tài chính của đơn vị ( ưu khuyết điểm, những 
kinh nghiệm và những kiến nghị với cấp trên ).
 - Báo cáo quyết toán phải đúng ngày qui định ( quý 1 : 15/4 ; quý 2 : 15/7 ; 
quý 3 : 15/10 ; quý 4 : 15/1 ) .
 Nếu chậm trễ thì thủ trưởng và kế toán phải chịu trách nhiệm về việc cấp 
trên đình chỉ cấp phát kinh phí .
III. KẾT QUẢ :
 1. Mặt tích cực :
 Nhờ lập và thực hiện dự toán chính xác, đảm bảo các chế độ chính sách như 
tiền lương, các khoản trợ cấp của cán bộ, giáo viên, công nhân viên được kịp thời 
và thực hiện được việc mua sắm trang thiết bị, đồ dùng dạy học, tài sản phục vụ 
công tác chuyên môn Trường THCS Phước Thạnh đã có nhiều đổi mới việc dạy 
và học. Trong nhiều năm qua nhà trường có nhiều hoạt động góp phần cho nền 
giáo dục huyện nhà trong sự nghiệp Giáo dục & Đào tạo về nguồn nhân lực cho 
xã hội . Nhất là trong những năm trở lại đây hoạt động của nhà trường có thành 
tích nổi bật và rõ nét hơn .
 • Về dạy và học :
 a/Về giáo viên :
 - Đội ngũ giáo viên có nhiều nhiệt tình cố gắng trong vượt khó, cố gắng 
nâng cao tay nghề, học nâng cao trình độ, tham khảo sách báo khá thường xuyên 
nhất là các môn Sử, Địa, Công dân .
 - Tổ chuyên môn đã chú ý nâng cao chất lượng sinh hoạt tổ về nội dung kế 
hoạch, biện pháp qua phong trào dạy tốt, thao giảng, thực hiện nhiều chuyên đề 
trong từng năm học .
 14 vỡ , tranh ảnh, băng đĩa tạo điều kiện cho giáo viên và học sinh tham khảo tài 
liệu, cập nhật hoá kiến thức và học sinh được tăng cường thực hành để làm sáng 
tỏ lý thuyết mà thầy cô truyền thụ và sách giáo khoa mang lại .
 Trang thiết bị dạy và học từng bước được trang bị đã đáp ứng được yêu cầu 
giảng dạy và học tập của giáo viên, mua sắm thêm máy đèn chiếu, máy chiếu đa 
phương tiện, nhằm thực hiện giáo án điện tử trong giảng dạy các môn học , trang 
bị đồ dùng dạy học theo yêu cầu đổi mới phương pháp giảng dạy .
 Tuy nhiên cơ sở vật chất của nhà trường vẫn còn thiếu so với nhu cầu cần 
phải xây dựng mới do nhà trường đã xây dựng đã lâu năm ( sử dụng cơ sở củ của 
trường THPT Quang Trung ).
 Năm học 2013 – 2014 tỉ lệ thu đạt 80%.
 Từ năm 2010 đến nay đơn vị sử dụng tiết kiệm cuối năm đơn vị chi trả tăng 
thu nhập và trợ cấp tết cho giáo viên – công nhân viên được cải thiện.
 2.Mặt hạn chế
 Cơ sở đã xây dựng từ lâu nên việc sửa chữa lại rất phức tạp và tốn kém, hệ 
thống nhà vệ sinh của giáo viên còn thiếu, chưa đạt tiêu chuẩn cần sửa chữa. Số 
học sinh đa số ở vùng nông thôn nên kinh phí thu được rất hạn hẹp chưa phát huy 
tốt công tác dự toán .
C/ PHẦN KẾT LUẬN : 
 Cuối cùng công tác lập dự toán thu chi là khâu đầu tiên trong việc quản lý tài 
chính, là một nhiệm vụ quan trọng để người kế toán hoàn thành chức năng của 
mình, đồng thời tham mưu đắc lực cho Hiệu trưởng quản lý tài chính một cách 
hữu hiệu nhằm đạt được nguyên tắc: “ Phí tổn tối thiểu và hiệu quả tối đa”.
 Thành quả trường có được ngày hôm nay do tinh thần đoàn kết, thống nhất 
của tập thể cán bộ - giáo viên – công nhân viên nhà trường tuy mỗi người mỗi 
nhiệm vụ, từng công việc khác nhau nhưng luôn hài hòa kết hợp giúp đỡ lẫn nhau 
trong các hoạt động chung của trường. 
 Người viết
 Nguyễn Trần Châu Pha
 16